Privacybeleid

Laava B.V. verwerkt persoonsgegevens. In dit privacybeleid staat welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

Laava B.V., Gerbrandypad 17, 3515 HA Utrecht. KVK: 97025356. BTW: NL867879439B01. Contact: [email protected].

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Laava B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website, contactaanvragen, zakelijke correspondentie en onze eigen administratie.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken in opdracht van een klant, bijvoorbeeld binnen een klantproject of AI-oplossing, handelen wij meestal als verwerker. In dat geval worden de afspraken vastgelegd in een aparte verwerkersovereenkomst met de klant.

2. Welke gegevens we verwerken

Via de website, contactformulieren en zakelijke communicatie kunnen wij verwerken:

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en functie.
• De inhoud van berichten, aanvragen en afspraken.
• Technische gegevens zoals IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina's en serverlogs.

Bij klanten en leveranciers kunnen wij verwerken:

• Zakelijke contactgegevens.
• Contract-, offerte-, factuur- en betalingsgegevens.
• Communicatie over opdrachten, support en uitvoering.

Binnen klantopdrachten kunnen wij ook documenten, databestanden, prompts, transcripties of andere informatie verwerken die de klant aanlevert. De klant bepaalt welke gegevens daarin staan en blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van die aanlevering.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dat noodzakelijk is voor een specifieke opdracht en daarover schriftelijke afspraken zijn gemaakt.

3. Doelen en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor deze doelen:

• Beantwoorden van contactaanvragen en berichten.
• Voorbereiden, uitvoeren en beheren van opdrachten.
• Leveren, onderhouden en beveiligen van AI-oplossingen en technische systemen.
• Facturatie, boekhouding en wettelijke administratie.
• Verbeteren van onze website, dienstverlening en interne processen.
• Beveiligen van onze systemen, voorkomen van misbruik en oplossen van technische problemen.

De grondslagen zijn uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, toestemming of gerechtvaardigd belang. Waar wij ons baseren op gerechtvaardigd belang, gaat het bijvoorbeeld om beveiliging, zakelijke communicatie, foutopsporing en verbetering van onze dienstverlening.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor profilering of volledig geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolg.

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is:

• Contactaanvragen en e-mailcorrespondentie: maximaal 24 maanden na het laatste contact, tenzij er een klantrelatie ontstaat.
• Klant- en projectadministratie: zolang de opdracht loopt en daarna zolang dat nodig is voor bewijs, support of wettelijke verplichtingen.
• Klantdocumenten in opdrachtverband: tot einde opdracht plus 90 dagen, tenzij anders afgesproken.
• Facturen en boekhoudkundige gegevens: 7 jaar.
• Serverlogs en technische logs: maximaal 30 dagen, tenzij langere bewaring nodig is voor onderzoek naar misbruik of beveiligingsincidenten.

5. Delen met derden

Wij verkopen persoonsgegevens niet. We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen.

We gebruiken leveranciers voor onder andere:

• Hosting, infrastructuur en bestandsopslag.
• Database, e-mailbezorging en zakelijke communicatie.
• Boekhouding, administratie en betalingsverwerking.
• AI-modeldiensten en technische tools binnen klantopdrachten.

Met verwerkers sluiten we een verwerkersovereenkomst. Een actuele lijst met subverwerkers is op verzoek beschikbaar via [email protected].

6. Doorgifte buiten de EER

Sommige leveranciers kunnen buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn. In dat geval gebruiken we een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit, het EU-US Data Privacy Framework of Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie.

7. AI en klantgegevens

Wij gebruiken klantgegevens alleen om de afgesproken opdracht uit te voeren. We gebruiken klantgegevens niet om eigen modellen te trainen of producten te verbeteren.

Waar mogelijk gebruiken we model-endpoints met zero data retention of contractuele garanties dat gegevens niet voor training worden gebruikt. Welke modelroute, opslaglocatie en retentie passend zijn, wordt per opdracht afgestemd met de klant.

Bij AI-systemen voor zoeken, documentverwerking, agentic workflows, voice, integraties of automatisering passen we waar relevant dataminimalisatie, toegangscontrole, logging, bronverwijzingen, menselijke review en escalatie toe. De concrete inrichting hangt af van de opdracht en de systemen van de klant.

8. Cookies

Deze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken. We gebruiken geen trackingcookies, marketingpixels of analytics-cookies waarvoor toestemming nodig is.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Denk aan versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, multifactor-authenticatie waar passend, logging, back-ups en beperking van toegang tot personen die de gegevens nodig hebben.

Als zich een datalek voordoet, handelen wij volgens de AVG. Waar nodig melden we dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we betrokkenen.

10. Jouw rechten

Onder de AVG heb je het recht om:

• je gegevens in te zien.
• je gegevens te laten corrigeren of verwijderen.
• de verwerking te laten beperken.
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• je gegevens overdraagbaar te krijgen.
• toestemming in te trekken, waar verwerking op toestemming berust.

Stuur een verzoek naar [email protected]. We reageren binnen 30 dagen. Soms mogen of moeten we om identificatie vragen voordat we een verzoek uitvoeren.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we actieve opdrachtgevers per e-mail.