Algemene voorwaarden

Laava B.V. levert AI-engineering, AI-implementatie en technische adviesdiensten. Deze algemene voorwaarden gelden voor offertes, opdrachten en samenwerkingen met Laava.

Laava B.V., Gerbrandypad 17, 3515 HA Utrecht. KVK: 97025356. BTW: NL867879439B01. Contact: [email protected].

1. Definities

In deze voorwaarden betekent:

• Laava: Laava B.V.
• Opdrachtgever: de partij die Laava opdracht geeft.
• Overeenkomst: iedere schriftelijk of per e-mail bevestigde opdracht, offerte, statement of work of andere afspraak tussen partijen.
• AI-systeem: software of workflow die output genereert, verrijkt of verwerkt met behulp van AI-modellen, automatisering of data-integraties.
• Derde diensten: diensten van externe leveranciers, zoals hosting, databases, modelproviders, communicatieplatformen en API's.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en vervolgopdrachten van Laava. Algemene voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij Laava die schriftelijk aanvaardt.

Deze voorwaarden gelden tenzij Laava en de opdrachtgever schriftelijk anders overeenkomen. Als een ondertekende offerte, statement of work, raamovereenkomst, verwerkersovereenkomst of andere schriftelijke klantspecifieke afspraak afwijkt van deze voorwaarden, gaat die klantspecifieke afspraak voor die opdracht voor.

3. Offertes en totstandkoming

Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld. Een overeenkomst komt tot stand wanneer de opdrachtgever de offerte schriftelijk of per e-mail aanvaardt, of wanneer Laava op verzoek van de opdrachtgever met de werkzaamheden start.

Laava mag een offerte aanpassen als de informatie waarop de offerte is gebaseerd onjuist of onvolledig blijkt te zijn.

4. Uitvoering van de opdracht

Laava voert de opdracht uit naar beste vermogen en op basis van een inspanningsverbintenis. Een specifiek resultaat, beschikbaarheidsniveau of opleverdatum geldt alleen als dit schriftelijk is afgesproken.

Laava mag werkzaamheden laten uitvoeren door medewerkers, zelfstandigen of gespecialiseerde derden, zolang Laava verantwoordelijk blijft voor de uitvoering richting de opdrachtgever.

5. Medewerking van de opdrachtgever

De opdrachtgever levert tijdig alle informatie, toegang, accounts, documentatie, testdata en beslissingen aan die nodig zijn voor de opdracht. De opdrachtgever staat in voor de juistheid en rechtmatigheid van aangeleverde gegevens, systemen en instructies.

Vertraging door ontbrekende informatie, toegang of besluitvorming kan gevolgen hebben voor planning en kosten.

6. Scopewijzigingen

Wijzigingen in scope, prioriteiten of planning worden vooraf afgestemd. Het effect op kosten, doorlooptijd en afhankelijkheden wordt schriftelijk bevestigd voordat de wijziging wordt uitgevoerd.

Werk buiten de afgesproken scope mag Laava afzonderlijk factureren.

7. Prijzen en betaling

Prijzen zijn exclusief btw en exclusief kosten van derde diensten, tenzij anders overeengekomen. Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum.

Bij niet-tijdige betaling is de wettelijke handelsrente verschuldigd, plus redelijke incassokosten. Laava mag werkzaamheden opschorten zolang opeisbare facturen onbetaald blijven.

8. Derde diensten

Voor veel AI- en softwareprojecten zijn derde diensten nodig, zoals modelproviders, hosting, databases, opslag, communicatieplatformen of API's. De beschikbaarheid, werking, voorwaarden en prijswijzigingen van derde diensten liggen buiten de directe controle van Laava.

Laava is niet aansprakelijk voor storingen, beperkingen, prijswijzigingen of beleidswijzigingen van derde diensten, tenzij deze het gevolg zijn van opzet of bewuste roekeloosheid van Laava.

9. AI-systemen en output

AI-systemen kunnen onjuiste, onvolledige, verouderde of misleidende output geven. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor besluiten en handelingen die op AI-output zijn gebaseerd.

Voor productiegebruik spreken partijen af welke test-, review-, logging-, escalatie- en monitoringprocessen passend zijn. Laava garandeert niet dat AI-output altijd foutloos, volledig of geschikt voor elk gebruiksdoel is.

10. Productie, governance en AI-best practices

Bij productieprojecten werkt Laava volgens engineering- en AI-governancepraktijken die passen bij de aard en risico's van de oplossing. Waar relevant omvat dit:

• Inventarisatie van doel, gebruikers, databronnen, gekoppelde systemen en mogelijke impact.
• Beoordeling of een use case verboden, hoog-risico, beperkt risico of minimaal risico is onder toepasselijke AI-regelgeving.
• Dataminimalisatie, scheiding van omgevingen en respect voor bestaande permissies in systemen zoals SharePoint, CRM, ticketing of databases.
• Retrieval, bronverwijzingen en gestructureerde output waar onderbouwing of traceerbaarheid belangrijk is.
• Testsets, evaluaties, acceptance criteria en regressietests voor prompts, retrieval, tools en workflows.
• Logging, monitoring, foutafhandeling, rollback of kill-switches voor agentic workflows en systeemacties.
• Menselijke review, escalatie en goedkeuringsstappen voor gevoelige of klantgerichte output.
• Documentatie van relevante keuzes, beperkingen, afhankelijkheden en resterende risico's.

De exacte maatregelen worden per opdracht afgestemd. Niet iedere maatregel is nodig of passend voor iedere oplossing.

11. Beperkte en gereguleerde toepassingen

Laava levert geen AI-systemen voor verboden toepassingen onder toepasselijke wetgeving. Voor toepassingen met verhoogd risico, zoals juridische, financiële, HR-, medische, publieke-sector-, KYC-, compliance- of veiligheidsgerelateerde processen, leggen partijen vooraf vast welke controles, menselijke beoordeling en documentatie nodig zijn.

De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de inzet van het systeem binnen de eigen organisatie, inclusief gebruikersinstructies, interne governance, naleving van sectorspecifieke regels en beslissingen richting eindgebruikers of betrokkenen.

12. Oplevering en acceptatie

Als een oplevering is afgesproken, beoordeelt de opdrachtgever deze binnen 14 dagen na levering, tenzij anders overeengekomen. Als de opdrachtgever binnen die termijn geen concrete gebreken meldt, geldt de oplevering als geaccepteerd.

Gemelde gebreken worden binnen redelijke termijn hersteld, voor zover ze binnen de afgesproken scope vallen.

13. Intellectueel eigendom

• Maatwerksoftware, configuratie en documentatie die Laava specifiek voor de opdrachtgever ontwikkelt, worden na volledige betaling eigendom van de opdrachtgever, tenzij anders afgesproken.
• Laava behoudt eigendom van eigen methodes, templates, frameworks, knowhow, scripts, tooling en herbruikbare componenten die voor of buiten de opdracht zijn ontwikkeld.
• De opdrachtgever krijgt een eeuwigdurende, niet-exclusieve licentie om die Laava-componenten te gebruiken voor de geleverde oplossing.
• Open-source componenten en derde software blijven onderworpen aan hun eigen licenties.

Laava mag algemene kennis, ervaring en niet-klantspecifieke patronen die tijdens de opdracht ontstaan hergebruiken, zolang daarbij geen vertrouwelijke informatie van de opdrachtgever wordt gedeeld.

14. Klantdata en modeltraining

Gegevens van de opdrachtgever worden alleen gebruikt om de opdracht uit te voeren. Laava gebruikt klantdata niet om eigen modellen te trainen of producten te verbeteren.

Voor zover derde AI-diensten worden gebruikt, stemt Laava met de opdrachtgever af welke modelroute passend is. Waar mogelijk gebruikt Laava endpoints met zero data retention of contractuele garanties dat gegevens niet voor training worden gebruikt.

15. Persoonsgegevens

Voor zover Laava persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de opdrachtgever, gebeurt dit onder een afzonderlijke verwerkersovereenkomst die aansluit bij artikel 28 AVG.

De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van persoonsgegevens, instructies en data die aan Laava worden verstrekt.

16. Vertrouwelijkheid

Partijen behandelen elkaars vertrouwelijke informatie zorgvuldig en delen die niet met derden, behalve waar nodig voor uitvoering van de opdracht of waar wettelijk verplicht.

Deze verplichting blijft gelden na het einde van de overeenkomst.

17. Beveiliging

Laava neemt passende technische en organisatorische maatregelen voor de beveiliging van systemen en gegevens binnen de opdracht. De exacte maatregelen hangen af van de aard, omvang en risico's van de opdracht.

De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor beveiliging van eigen accounts, systemen, toegangsrechten en gebruikers.

18. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Laava voor schade uit of in verband met een opdracht is beperkt tot het bedrag dat de opdrachtgever in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Laava heeft betaald.

Laava is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van data, reputatieschade of schade door beslissingen op basis van AI-output. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Laava.

19. Overmacht

Bij overmacht is geen van beide partijen gehouden tot nakoming. Onder overmacht vallen onder andere storingen bij derde diensten, modelproviders, hostingproviders, netwerken, stroomvoorziening, overheidsmaatregelen en andere omstandigheden buiten redelijke invloed van partijen.

Bij overmacht langer dan 60 dagen mag de andere partij de overeenkomst schriftelijk beëindigen.

20. Duur en opzegging

Beide partijen kunnen een doorlopende overeenkomst schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van een maand, tenzij anders afgesproken.

Voor projectopdrachten is tussentijdse opzegging mogelijk tegen betaling van reeds verrichte werkzaamheden, gereserveerde capaciteit en aangegane verplichtingen tot en met de lopende sprint of fase.

21. Toepasselijk recht en geschillen

Op iedere overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de Rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht.

22. Wijzigingen

Laava mag deze voorwaarden wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij actieve opdrachtgevers per e-mail. Voor lopende opdrachten gelden de voorwaarden zoals overeengekomen bij aanvang van de opdracht.